LCKV Jeugdvakanties is een vereniging en bestaat volledig uit vrijwilligers. Ieder jaar gaan ongeveer 600 vrijwilligers mee als staflid om de deelnemers een fantastische kampweek te bezorgen. Maar ook buiten het ‘kampseizoen’ moet veel geregeld en voorbereid worden. Hieronder worden alle taken van deze vrijwilligers toegelicht:
Op ieder kamp gaan 15 stafleden mee. Allemaal met hetzelfde doel: om de kinderen een onvergetelijke week te laten beleven. Om het kamp in goede banen te laten verlopen is er een duidelijke taakverdeling:
Hoofdleiders: dit zijn twee of drie ervaren stafleden, die eindverantwoordelijk zijn voor het kamp. Zij zorgen voor de samenstelling van een evenwichtig stafteam. Daarnaast zijn zij ook het aanspreekpunt voor ouders, als er vragen zijn voorafgaand of tijdens het kamp.
Koks: de koks zijn verantwoordelijk voor het binnen het budget verzorgen van voedzame en afwisselende maaltijden.
Adjudanten: Ze bestellen en halen de boodschappen, ondersteunen in de logistiek die bij een kamp komt kijken en het belangrijkste voor de deelnemers: de adjudanten organiseren de kantine.
Sportknotsen: De sportknotsen maken een creatief sport- en spelprogramma dat is afgestemd op de belevingswereld van de deelnemersgroep.
Tentchefs/staflid buitenlandkamp/ begeleider wheelerkamp: Het eerste aanspreekpunt voor de deelnemers. De chef ondersteunt de sportknotsen op een sportieve en actieve manier. Naast het motiveren van de deelnemers heeft de chef ook de taak te signaleren wat er speelt bij de deelnemers.
Op ieder kampterrein staan verschillende soorten tenten, waaronder slaaptenten, de keukentent en een grote tent. Al deze tenten moeten natuurlijk opgezet worden en dit gebeurt in de week vóór de start van het kampseizoen. De groepen bestaan meestal uit ongeveer 15-20 vrijwilligers, die een week lang bezig zijn om het terrein kampklaar te maken. Na de laatste kampweek worden door deze groep ook de tenten weer afgebroken.
LCKV Jeugdvakanties heeft de organisatie van de kampen volledig in eigen beheer. Iedere maandag- en donderdagavond zijn er vrijwilligers aanwezig in het pand van LCKV Jeugdvakanties om het seizoen tot in de puntjes voor te bereiden. De vrijwilligers zijn verspreid over acht afdelingen. Aan het hoofd van iedere afdeling staat een door de ledenvergadering aangewezen bestuurslid.
De twee voorzitters coördineren de werkzaamheden van de bestuursleden en zijn technisch voorzitter van zowel de bestuurs- als ledenvergaderingen. Zij initiëren algemene discussies over het verenigingsbeleid, controleren de voortgang van de werkzaamheden en bewaken de kwaliteit van het verenigingswerk.
De afdeling heeft een coördinerende en dienstverlenende taak. Daarnaast draagt zij zorg voor de juistheid en opschoning van het ledenbestand.
De afdeling draagt zorg voor een adequate financiële administratie. Deze is gericht op het volledig innen van de kampgelden, de bewaking van de kosten en het genereren van volledige, juiste en tijdige informatie.
De afdeling draagt zorg voor de inschrijving van de stafleden en de werving en selectie van de hoofdleiders. Ook is deze afdeling verantwoordelijk voor het zorgen van voldoende aanwas van nieuwe jonge stafleden, om zo verjonging en continuïteit van stafleden te waarborgen.
De afdeling draagt zorg voor de inschrijving van de deelnemers. Zij is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevensbestanden van – en de informatieverstrekking naar de deelnemers.
De afdeling draagt zorg voor de reserveringen van kampterreinen, locaties en daarbij benodigde contracten, vergunningen en ontheffingen. Zij is bovendien verantwoordelijk voor de organisatie rondom het vertrek- en aankomstpunt. Ook de organisatie van het vervoer en de afspraken met leveranciers behoren tot het takenpakket van deze afdeling.
De afdeling draagt zorg voor de aanschaf van het materiaal en het onderhoud van het materiaal. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het opzetten en afbreken van de kampeersets voor en na het kampseizoen en het onderhoud van het pand.
De afdeling is verantwoordelijk voor de werving van deelnemers, de informatievoorziening richting ouders en pers.